La creciente complejidad de las actividades económicas y mercantiles que se llevan a cabo dentro de las empresas ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales, se hayan sustituido, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
En el moderno mundo de los negocios, cualquier tramite o movimiento que tenga lugar en el campo mercantil ,se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.
De lo anteriormente expuesto, se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índole.
A tal fin, se denota la existencia de documentos privados, que ilustran acerca de alguna acción de carácter comercial, que se constituyen en constancias escritas, ya que a través de los mismos se puede comprobar la realización de operaciones mercantiles. A estos, se les denomina Documentos Mercantiles; los cuales permiten registrar y respaldar en los libros de contabilidad, las transacciones realizadas dentro de la empresa.
No obstante, los documentos mercantiles se clasifican en Negociables y No Negociables. A través de este trabajo se pretende dar a conocer lo concerniente a los Documentos Mercantiles No Negociables.
Documentos Mercantiles No Negociables
El origen e historia de los documentos no negociables es reciente y se remonta a la segunda mitad del siglo XX. Son aquellos documentos que permiten sustentar una transacción comercial o la información necesaria para poder realizarla, sirviendo de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Su objeto es el de certificar las transacciones; requeridos para la buena marcha de la empresa; siendo estos de uso diario, constante y corriente; indispensables para el control contable y administrativo ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes.
A continuación, se detallan los Documentos Mercantiles No Negociables mas utilizados :
Factura
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Es la nota que el vendedor entrega al comprador,
en la cual se detallan las mercancías compradas.
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Recibo
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Es un documento en el cual quien lo firma,
reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.
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Comprobantes de compra
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Son documentos adaptados a la organización interna de las empresas para tramitar la adquisición
de mercancías.
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Cotizaciones
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Son documentos utilizados en el departamento de compras para una negociación , contienen una lista de precios de los productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes reales o potenciales.
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Orden de compra
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Es una orden que se da al proveedor que ofrezca
las condiciones más favorables para que enviara las mercancías autorizadas
por la empresa.
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Nota de Débito
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Es un documento por medio del cual una empresa
informa a otra el cargo en su cuenta por conceptos especificados en la misma.
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Nota de Crédito
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Es un documento por medio del cual una empresa
notifica a otra la disminución del importe de una factura, por concepto de descuentos o
de anulaciones de operaciones.
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Nota de pedido
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Es un documento emitido por la empresa proveedora
con fines de control interno. Se extiende por duplicado o
triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se
entrega al cliente para control de su pedido.
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Vale
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Este documento representa el derecho que tiene el
tenedor o beneficiario de recibir ciertos bienes o valores.
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Ticket
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Es un comprobante de pago que se emite en
operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales.
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Documentos Bancarios
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Son los diversos formularios que se utilizan para cada uno
de los movimientos de dinero en los bancos (planillas de depósitos,
retiros y estados de cuenta).
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Recibo de caja
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Son documentos que se elaboran cuando por
cualquier concepto se recibe dinero en la empresa. Este sirve de base en la
contabilidad.
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Ejemplos gráficos de algunos Documentos Mercantiles No Negociables
Actividades para realizar en la próxima clase
Con la colaboración de tus compañer(a)os de clase; previa visita a una entidad bancaria y una empresa comercial, presenta los formatos correspondientes a los Documentos Mercantiles No Negociables mas utilizados en la actualidad y procede al correcto llenado de los mismos.
Webgrafia Consultada
www.emagister.com/cursos-gratis/documentos-mercantiles-tps-69287
Referencias Bibliográficas
De Suarez , Maria I, De Mujica Dilcia, (2010) Nociones Básicas de Oficina, Editorial Corporación Marca C.A., Caracas, Venezuela.
Ortiz, M. (2012), Nociones Básicas de Oficina, Editorial Sumas, Maracaibo, Venezuela
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